در این روزها، نمایشگرهای بزرگ تصویری به چیزی ضروری در رویدادهای شرکتی تبدیل شده‌اند و واقعاً توجه مردم را جلب می‌کنند و آنها را درگیر می‌کنند. بیشتر کنفرانس‌ها و نمایشگاه‌ها اکنون به سراغ استیجار صفحه‌های نمایش LED می‌روند، چون ظاهر آنها واقعاً بهتر از سایر گزینه‌های موجود است. این صفحه‌ها روشن‌تر، واضح‌تر هستند و قابلیت بزرگ کردن یا کوچک کردن آنها بسته به فضای در دسترس وجود دارد. طبق تحقیقاتی از مغز انسان در سال گذشته، مردم اطلاعات تصویری را حدود 65 درصد سریع‌تر از خواندن متن دریافت می‌کنند و این موضوع توضیح می‌دهد چرا شرکت‌ها با استفاده از دیوارهای رنگی LED سعی دارند ارائه‌های خسته‌کننده را به چیزی تبدیل کنند که مردم واقعاً دوست دارند آن را تماشا کنند. پروژکتورهای سنتی به تدریج از فضاهای برگزاری رویدادها ناپدید می‌شوند، چون برنامه‌ریزان متوجه شده‌اند که فناوری LED اکنون بهترین گزینه برای محیط‌های کسب‌وکار است.
دنیای رویدادهای شرکتی امروزه از آن دستگاه‌های بزرگ ثابت به سمت استیجار اقلام ماژولار پیش می‌رود. از نظر مالی و عملیاتی هم منطق دارد. چه کسی می‌خواهد تجهیزاتی را مالک باشد که فضای انبار می‌گیرند، نیاز به نگهداری مداوم دارند و به سرعت منسوخ می‌شوند؟ این موضوع از نظر عددی هم تأیید می‌شود - حدود 60 تا 65 درصد از کسب‌وکارها بر اساس گزارش‌های صنعتی به استیجار تجهیزات برای نمایشگاه‌های اصلی خود روی آورده‌اند. چه چیزی باعث جذابیت استیجار می‌شود؟ در واقع انعطاف‌پذیری. برنامه‌ریزان رویداد می‌توانند بسته به اینکه چه چیزی با محل و الزامات برند آنها هماهنگی دارد، چیزهای مختلفی مانند صفحه‌های خمیده، نمایشگرهای آویزان یا دیوارهای سفارشی شده با برند خود را بدون اینکه هزینه‌های زیادی را در ابتدا پرداخت کنند یا سرمایه را برای همیشه در تجهیزات بگیرند، پیاده‌سازی کنند.
هنگامی که شرکت‌ها به جای خرید، اجاره می‌کنند، هزینه‌های ثابت بزرگ تجهیزات را به چیزی انعطاف‌پذیرتر برای بودجه عملیاتی خود تبدیل می‌کنند و علاوه بر این، نیازی نیست خودشان با دردسرهای نگهداری از تجهیزات دست و پنجه نرم کنند. بسیاری از شرکت‌ها این روش را بسیار مفید می‌دانند، چون این امکان را فراهم می‌کند تا از کاهش ارزش تجهیزات با گذشت زمان اجتناب شود. علاوه بر این، اجاره امکان دسترسی به فناوری‌های نمایشی 4K و حتی 8K با کیفیت بالا را فراهم می‌کند که برای بیشتر شرکت‌های کوچک تا متوسط قیمت بسیار بالایی دارد و این شرکت‌ها نمی‌توانند هزینه اولیه آن را پرداخت کنند. قسمت خوب دیگر این است که بسته‌های اجاره اغلب شامل تمام چیزهایی می‌شوند که برای عملکرد بدون مشکل لازم هستند، از جمله مسائل حمل و نقل تا سیستم‌های پشتیبان. این امکان را فراهم می‌کند که شرکت‌ها بتوانند در حین ارائه‌های مهم یا جلسات با مشتریان بزرگ، به عملکرد قابل اعتمادی دست یابند، بدون اینکه سرمایه‌های گران‌قیمتی را درگیر خرید تجهیزات جدید و زیبا کنند که شاید بهتر بود در رشد واقعی کسب‌وکار به کار گرفته شوند.
امروزه نمایشگرهای LED اجاره‌ای با این پانل‌های ماژولار که به راحتی در کنار هم قفل می‌شوند عرضه می‌شوند و هیچ ابزار یا سیم‌کشی پیچیده‌ای نیاز ندارند. این سیستم‌های فلای‌پک در واقع تمامی امکانات لازم را از قبل در خود جای داده‌اند، از جمله برق، اتصالات داده و لوازم نصب، به‌طوری که تیم‌های رویداد می‌توانند یک صفحه‌نمایش به عرض 6 متر را در کمتر از نود دقیقه و بدون تاخیر نصب کنند. بر اساس آخرین آمار منتشر شده در گزارش فناوری رویدادها، حدود سه چهارم برنامه‌ریزان رویدادهای شرکتی اکنون ترجیح می‌دهند از این سیستم‌های بدون ابزار استفاده کنند، عمدتاً به این دلیل که مکان‌های برگزاری رویداد تمایل دارند هزینه‌های اضافی را در صورت تاخیر در نصب دریافت کنند. یکی دیگر از مزایای بزرگ این رویکرد ماژولار چیست؟ تعمیر و نگهداری آسان‌تر در صورت بروز خرابی. کافی است در چند ثانیه پانل معیوب را تعویض کنید، به جای اینکه کل سیستم را متلاشی کنید و این موضوع زمانی که با آن دسته از رویدادهای پشت سر هم که در صنعت بسیار رایج هستند روبرو می‌شوید، زندگی را بسیار آسان‌تر می‌کند.
اکثر سیستم‌های LED اجاره‌ای با حدود 15 گزینه مختلف چیدمان ارائه می‌شوند که آماده استفاده هستند؛ از جمله تونل‌های ویدئویی منحنی‌الشکل خاصی که در کنسرت‌ها مورد علاقه هستند تا دکورهای پیچیده چندسطحی برای نمایش‌های صحنه‌ای. سخت‌افزار معمولاً شامل دو عدد PDU و تقسیم‌کننده‌های سیگنال است تا همه چیز بدون وقفه و حتی در صورت بروز مشکل در بخش‌های دیگر سیستم به خوبی کار کند. قطعات پشتیبان تقریباً بلافاصله پس از بروز هر گونه اختلال وارد عمل می‌شوند. برنامه‌ریزان رویدادها برای معرفی‌های بزرگ محصولات جدید معمولاً دیوارهای LED را با سرورهای رسانه‌ای اضافی نیز ترکیب می‌کنند. بر اساس برخی تحقیقات اخیر از صنعت، این سیستم‌های افزونه‌ای زمان توقف سیستم را نسبت به نصب‌هایی که فقط به یک منبع متکی هستند تقریباً 92 درصد کاهش می‌دهند. چیزی که این سیستم‌ها را بسیار انعطاف‌پذیر کرده، توانایی حفظ کیفیت 4K حتی در فضاهای پیچیده مانند سکوها و میزهای گرد صحبت‌کننده یا سالن‌های با طرح صندلی ورزشگاهی است که نمایشگرهای سنتی در آنها با مشکل مواجه می‌شوند.
نمایشگاه‌های محصول در سراسر جهان به تنظیمات ماژولار متکی هستند تا بتوانند هر هفته نمایش یکسانی را در ۳ تا ۵ شهر مختلف فراهم کنند. قاب‌ها از آلومینیوم سبک ساخته شده‌اند و هر پانل حدوداً ۲۲ پوند وزن دارد که برای الزامات حمل و نقل بین‌المللی مناسب است. علاوه بر این، این نمایشگاه‌ها دارای اتصال‌دهنده‌های جهانی هستند تا بتوانند به راحتی به شبکه برق محلی متصل شوند. یکی از شرکت‌های بزرگ فناوری هزینه‌های نمایشگاهی خود را ۴۰ درصد کاهش دادند، زمانی که از ارسال نمایشگاه‌های کامل به جای اجاره نمایشگرهای ال‌ئی‌دی استفاده کردند. زمان‌های نصب نیز به‌طور قابل توجهی کاهش یافت - از بیش از ۱۴ ساعت به کمی کمتر از چهار ساعت در هر محل، مطابق گزارش سال گذشته از Quarterly Event Production. همچنین داشتن انبارهای منطقه‌ای که تجهیزات در آن نگهداری می‌شوند، باعث تسریع بیشتر فرآیند می‌شود، چرا که همه چیز از محل‌های نزدیک ارسال می‌شود و نیازی به گذراندن زمان‌های اضافی در گمرکات مرزی نیست.
امروزه بیشتر شرکت‌های اجاره‌ای به نرم‌افزارهای مسیریابی هوشمند متکی هستند که امکان تحویل سریع وسایل را پس از رزرو فراهم می‌کنند، معمولاً ظرف یک تا دو روز. آنها انبارهای مراحل مختلف را در سراسر مناطق مختلف راه‌اندازی کرده‌اند، به‌طوری که عموماً فاصله‌شان از سالن‌های بزرگ کنوانسیون کمتر از 50 مایل است و این امر زمان نصب را به‌میزان قابل‌توجهی کاهش می‌دهد. برخی از کارشناسان صنعت می‌گویند که این رویکرد ذخیره‌سازی محلی، حدود سه‌چهارم زمان را نسبت به ارسال تمام وسایل از یک محل مرکزی صرفه‌جویی می‌کند. بهترین بخش این است که سیستم‌های ردیابی در زمان واقعی به برنامه‌های رویداد شرکت متصل می‌شوند، بنابراین زمانی که کارها شلوغ می‌شود، به‌ویژه در اواخر دسامبر که همه به‌نظر می‌رسد یک‌باره به وسایل نیاز دارند، شاهد کمترین تعجب‌ها هستیم.
برای رویدادهای جهانی مانند CES یا همایش جهانی موبایل، مراکز منطقه‌ای در فاصله 200 مایلی از مرزهای اصلی، زمان ترانزیت را تا 40٪ کاهش می‌دهند. این استراتژی:
اجاره‌های بین‌المللی با چالش‌های لجستیکی زیادی روبرو هستند: 54٪ از برنامه‌ریزان رویدادهای شرکتی گواهی‌های الکترونیکی متفاوت — مانند نشان CE در اتحادیه اروپا و استانداردهای FCC در آمریکا — نیازمند برنامه‌ریزی دقیق قبل از ارسال هستند. عوامل محیطی نیز بر عملکرد تأثیر می‌گذارند:
یک شرکت جهانی نرم‌افزاری موفق شد در سه ماه گذشته حدود 1200 متر مربع نمایشگرهای ال‌ای‌دی اجاره‌ای در دفاتر اصلی خود در فرانکفورت، سنگاپور و دالاس نصب کند. تمام تجهیزات را در اماکن انبارداری کنترل‌شده دما در نزدیکی دفتر مرکزی خود در برلین نگه داشتند و واحدهای پردازش ویدیویی اضافی هم در دسترس داشتند تا در صورت بروز مشکل در هنگام رویدادها به‌دلیل به‌روزرسانی‌های فirmware، بتوانند مواجهه کنند. آنها از تمام این تلاش چه به دست آوردند؟ عملکردی تقریباً بی‌عیب و نقص - 99.8٪ آپ‌تایم در طی 72 ارائه متفاوت، در حالی که 27٪ کمتر از قیمت‌هایی هزینه کردند که تأمین‌کنندگان محلی برای نصب‌های دائمی پیشنهاد داده بودند. سلاح مخفی آنها در نهایت ترکیبی هوشمند از فناوری ابری و تجهیزات محلی بود که این امکان را فراهم می‌کرد تا تیم‌ها حتی زمانی که شرکت‌کنندگان در 14 منطقه زمانی مختلف پراکنده بودند، بتوانند محتوا را به‌صورت فوری تنظیم کنند. تمام این سامانه نشان داد که چگونه راهکارهای موقت ال‌ای‌دی می‌توانند برای شرکت‌هایی که به‌صورت بین‌المللی عمل می‌کنند، موثر باشند.
شرکت‌های اجاره‌ای در حال حاضر به‌طور فزاینده‌ای به تحلیل‌های پیش‌بینی‌کننده روی می‌آورند تا بتوانند متوجه شوند که در طول دوره‌های شلوغ رویدادهای شرکتی، چه زمانی به تجهیزات اضافی نیاز خواهند داشت. یک مطالعه اخیر از سوی متخصصان زنجیره تأمین در سال 2024 چیزی جالب را نشان داد: شرکت‌هایی که واقعاً از این ابزارهای پیش‌بینی استفاده می‌کنند، حدوداً 32 درصد کمتر با کمبود کامل موجودی مواجه می‌شوند. جادوی واقعی در اینجا با آن داشبوردهای زنده اتفاق می‌افتد که به‌طور مداوم جابجایی موجودی در مناطق مختلف را رصد کرده و به‌صورت خودکار سطح موجودی ایمنی را تنظیم می‌کنند. بررسی دوباره آمار تعداد شرکت‌کنندگان در رویدادهای گذشته همراه با آنچه در کمپین‌های بازاریابی اخیر رخ داده است، به این شرکت‌های اجاره‌ای کمک می‌کند تا تعداد مناسبی از نمایشگرهای ال‌ای‌دی را در اختیار داشته باشند، بدون اینکه پولی را به دلیل نگهداری از تجهیزات غیرفعال در انبار هدر دهند.
سیستم‌های هوشمند موجودی اکنون سطح موجودی جهانی را با تقویم‌های پرکار شرکت‌های فورچون 500 هماهنگ می‌کنند و بر اساس زمان برگزاری نمایشگاه‌ها و اندازه سالن‌ها مشخص می‌کنند که چه تجهیزاتی مورد نیاز است. الگوریتم‌های یادگیری ماشین رویدادها را بر اساس موقعیت مکانی گروه‌بندی می‌کنند و مسیرهای بهینه‌ای را تنظیم می‌کنند که در آن صفحات نمایش می‌توانند بدون وقفه‌های طولانی از یک رویداد محلی به رویداد دیگری منتقل شوند. با فرارسیدن دسامبر، این مدل‌های هوشمند حمل و نقل بین‌المللی را حدود 45 درصد کاهش می‌دهند، مطابق با گزارش سال گذشته مجله لجستیک، که به معنی کاهش انتشار کربن و دسترسی بهتر به محصولات برای مشتریان است. شرکت‌ها همچنین تجهیزات را به صورت فصلی جابجا می‌کنند، تجهیزاتی که در جشنواره‌های موسیقی تابستان استفاده شده‌اند را برای رویدادهای بزرگ پایان سال شرکتی دوباره به کار می‌گیرند. این رویکرد باعث می‌شود تجهیزات در طول سال بیشتر مورد استفاده قرار گیرند و در عین حال استانداردهای خدمتی در بازارهای مختلف حفظ شود.
EN