최근에는 기업 행사에서 대형 디스플레이가 필수적인 요소로 자리 잡고 있으며, 사람들의 주의를 끌고 몰입감을 주는 데 탁월한 효과를 보이고 있습니다. 대부분의 컨퍼런스 및 전시회에서는 대여형 LED 스크린을 선택하는 경우가 많습니다. 이는 다른 어떤 디스플레이보다도 훨씬 더 뛰어난 시각적 효과를 제공하기 때문입니다. LED 스크린은 밝고 또렷할 뿐 아니라 공간 상황에 따라 크기를 조절할 수 있습니다. 지난해 발표된 뇌 과학 연구에 따르면 사람들은 텍스트를 읽는 것보다 시각 자료를 약 65% 더 빠르게 인지한다고 합니다. 이 때문에 기업들이 단조로운 발표를 생생하게 바꾸기 위해 다채로운 LED 벽면을 적극적으로 도입하고 있는 것입니다. 전통적인 프로젝터는 행사 장소에서 점차 사라지고 있으며, 행사 기획자들은 이제 LED 기술이 비즈니스 환경에 더 적합하다는 점을 인식하고 있습니다.
최근 기업 행사 분야에서는 과거의 대형 고정 설치물에서 벗어나 모듈식 대여 장비를 사용하는 추세입니다. 재정적이고 운영적인 측면에서 보면 당연한 일입니다. 저장 공간을 차지하고, 끊임없는 유지보수가 필요하며, 금방 낡아지는 장비를 누가 소유하고 싶겠습니까? 실제로 업계 보고서에 따르면 약 60~65%의 기업이 주요 박람회 행사에서는 대여 장비를 사용한다고 합니다. 대여 장비가 매력적인 이유는 무엇일까요? 바로 유연성 때문입니다. 이벤트 기획자들은 행사 장소에 맞춰 곡면 스크린, 매달린 디스플레이, 또는 브랜드 이미지에 맞는 맞춤형 벽 등을 설치할 수 있는데, 이 모든 것을 고비용의 초기 투자 없이 자산에 자금을 묶이지 않고도 할 수 있습니다.
기업이 장비를 구매하는 대신 렌트할 경우, 고정된 큰 비용을 운영 예산에 맞춰 더 유연하게 활용할 수 있으며, 장비 유지보수와 관련된 번거로움을 직접 겪지 않아도 된다. 많은 기업들이 이러한 방식이 노후화로 인한 장비 가치 하락을 감수하지 않아도 되기 때문에 매우 유용하다고 느낀다. 또한 렌트를 이용하면 중소규모 기업조차도 upfront 비용을 지불하기 어려운 4K 및 8K 고해상도 디스플레이 기술을 손쉽게 이용할 수 있다. 가장 큰 장점은 렌탈 패키지에 운송 물류부터 백업 시스템까지 모든 것이 포함되어 있어, 기업이 중요한 프레젠테이션이나 주요 고객 미팅에서 안정적인 성능을 발휘할 수 있도록 보장하면서도, 소중한 자금을 새로운 장비 구매가 아닌 실제 사업 성장에 집중할 수 있게 해준다는 점이다.
최신 렌탈용 LED 디스플레이는 도구나 복잡한 배선 없이도 클릭만으로 조립할 수 있는 모듈식 패널이 함께 제공됩니다. 이러한 플라이팩 시스템은 전원, 데이터 연결 및 설치 부품 등이 이미 내장되어 있어 행사 스태프가 90분도 채 지나기 전에 6미터(20피트) 너비의 스크린을 조립할 수 있습니다. 이벤트 테크 리포트의 최신 자료에 따르면 기업 행사 기획자 중 약 4분의 3이 venue(장소) 측에서 설치가 늦어질 경우 추가 요금을 부과하기 때문에 도구가 필요 없는 설치 방식을 선택하고 있습니다. 이 모듈식 접근 방식의 또 다른 큰 장점은 고장 발생 시 수리가 용이하다는 점입니다. 전체 구조를 해체할 필요 없이 손상된 패널만 몇 초 만에 교체할 수 있기 때문에 업계에서 자주 발생하는 연이은 행사 일정에도 훨씬 쉽게 대응할 수 있습니다.
대부분의 렌탈용 LED 시스템은 콘서트에서 인기 있는 곡선형 비디오 터널부터 무대 공연을 위한 복잡한 다층 배경까지 약 15가지의 다양한 레이아웃 옵션을 기본으로 제공합니다. 하드웨어에는 이중 전원 분배 장치(PDU)와 신호 분배 장치가 포함되어 있어 시스템 내 다른 부분에서 문제가 발생하더라도 모든 장비가 원활하게 작동할 수 있도록 보장합니다. 고장가 발생하면 백업 부품이 거의 즉시 작동을 시작합니다. 주요 신제품 발표 행사에서 일하는 기획자들은 일반적으로 LED 벽과 함께 추가 미디어 서버도 함께 활용합니다. 지난해 업계 연구에 따르면 이러한 중복 설계 덕분에 시스템 다운타임이 기존 단일 소스에 의존하는 구성 대비 약 92% 감소했습니다. 이러한 시스템이 다용도로 활용될 수 있는 이유는 원형 연사대나 경기장식 좌석 배치처럼 기존 디스플레이 방식이 어려움을 겪는 공간에서도 4K 화질을 유지할 수 있기 때문입니다.
전 세계에서 열리는 제품 홍보 행사에서는 매주 3~5개 도시에서 동일한 전시물을 설치할 수 있도록 모듈식 구성을 사용합니다. 프레임은 가벼운 알루미늄으로 제작되어 패널당 약 22파운드의 무게를 가지며 국제 운송 요건에 적합합니다. 또한, 이 전시물은 현지의 전력망에 바로 연결할 수 있도록 범용 커넥터가 장착되어 있습니다. 한 대형 기술 기업은 기존의 완전한 설치형 장비를 보낸 대신 LED 전시물을 임대해 운용한 결과 전시 비용을 40% 절감하기도 했습니다. 설치 시간도 크게 단축되었는데, 행사 제작 관련 분기별 보고서에 따르면 지난해 한 행사의 경우 설치 시간이 기존 14시간 이상에서 각 장소당 4시간 미만으로 줄었습니다. 또한 장비를 보관하는 지역 창고가 갖춰져 있기 때문에 경계 통과 시의 번거로운 세관 검사를 받지 않고 가까운 지역에서 배송받기 때문에 더욱 신속하게 처리할 수 있습니다.
요즘 대부분의 렌탈 업체는 예약 후 1~2일 이내에 장비를 빠르게 배송할 수 있는 스마트 라우팅 소프트웨어에 의존하고 있습니다. 이들은 일반적으로 큰 컨벤션 센터에서 최대 50마일 이내 거리에 중계 창고를 마련함으로써 설치 시간을 상당히 단축시켰습니다. 일부 업계 관계자들에 따르면, 이러한 지역 저장 방식은 모든 장비를 한 중앙창고에서 배송하는 것에 비해 약 4분의 3 가량의 시간을 절약할 수 있다고 합니다. 가장 큰 장점은 실시간 추적 시스템이 회사의 행사 일정과 직접 연결되어 있기 때문에 특히 12월에 제품이 몰릴 때와 같이 바쁜 상황에서도 예상치 못한 상황이 훨씬 적어진다는 점입니다.
CES나 모바일월드콩그레스(Mobile World Congress)와 같은 글로벌 행사의 경우, 주요 국경에서 200마일 이내에 위치한 지역 허브를 통해 운송 시간을 40%까지 단축할 수 있습니다. 이러한 전략은 다음과 같은 이점을 제공합니다.
국경을 넘는 렌탈은 상당한 물류적 장애에 직면해 있습니다: 기업 이벤트 기획자의 54%가 세관 지연을 가장 큰 도전 과제로 꼽고 있습니다(World Bank 2023). EU 내 CE 마크 및 아메리카 지역 FCC 규격과 같은 전자 인증의 차이로 인해 사전 선적 계획이 필수적입니다. 환경적 요소 또한 성능에 영향을 미치는데,
글로벌 소프트웨어 회사는 지난 분기에 프랑크푸르트, 싱가포르, 댈러스에 있는 본사에 약 1,200제곱미터 규모의 임대 LED 스크린을 설치하는 데 성공했습니다. 모든 장비는 베를린 본부 인근에 위치한 온도 조절이 가능한 보관 시설에 보관했으며, 행사 중 펌웨어 업데이트로 인해 문제가 발생할 경우를 대비해 백업 비디오 처리 장치도 준비해 놓았습니다. 이 회사가 이 모든 노력의 대가로 얻은 것은 거의 결함 없는 운영이었습니다. 72개의 다양한 프레젠테이션 동안 가동 시간의 99.8%를 기록했으며, 지역 업체들이 영구 설치에 대해 제시한 견적보다 27% 적은 비용을 지출했습니다. 이 회사의 성공 비결은 클라우드 기술과 현장 장비의 효과적인 조합이었으며, 이는 14개의 서로 다른 시간대에 흩어져 있는 참가자들이 있는 상황에서도 팀이 실시간으로 콘텐츠를 조정할 수 있게 해주었습니다. 이 전체 시스템은 국제적으로 운영하는 기업들에게 임시 LED 솔루션이 얼마나 효과적인지를 입증해 보여 주었습니다.
렌탈 업체들은 바쁜 기업 행사 기간 동안 언제 추가 장비가 필요한지를 파악하기 위해 점점 예측 분석에 의존하고 있습니다. 2024년 공급망 부문에서 발표한 최근 연구는 흥미로운 결과를 보여주었는데, 이러한 예측 도구를 실제로 사용하는 기업들은 품절 사태가 약 32%나 적게 발생하는 것으로 나타났습니다. 진정한 효과는 재고가 각기 다른 지역으로 이동하는 상황을 실시간으로 추적하고 자동으로 안전 재고 수준을 조정하는 대시보드를 통해 이루어집니다. 과거 행사 참석 인원 데이터와 현재 진행 중인 마케팅 캠페인 동향을 분석함으로써 렌탈 업체들은 비용을 낭비하지 않으면서도 충분한 수준의 LED 패널을 확보할 수 있습니다.
스마트 재고 관리 시스템은 이제 글로벌 재고 수준을 포춘 500대 기업들의 바쁜 일정과 일치시키며, 전시회 일정과 장소의 규모에 따라 필요한 장비를 자동으로 파악한다. 머신러닝 알고리즘은 위치별로 이벤트를 그룹화하여 디스플레이 패널이 한 장소에서 다른 인근 행사로 거의 다운타임 없이 이동할 수 있는 효율적인 경로를 설정한다. 매년 12월이 되면 이러한 스마트 모델은 지난해 <Logistics Journal>에 따르면 국제 운송량을 약 45%까지 줄여 탄소 배출량을 감소시키고 고객을 위한 제품 가용성을 개선한다. 기업들은 또한 계절별로 장비를 재배치하여 여름 음악 페스티벌에서 사용된 장비를 연말 대형 기업 행사들을 위해 다시 투입하기도 한다. 이러한 접근 방식은 다양한 시장에서도 일관된 서비스 수준을 유지하면서 장비가 연중 내내 보다 효율적으로 가동되도록 한다.
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