ปัจจุบัน จอแสดงผลขนาดใหญ่กลายเป็นสิ่งจำเป็นในงานอีเวนต์ขององค์กรต่าง ๆ เนื่องจากสามารถดึงดูดความสนใจและรักษาความสนใจของผู้คนได้ดี งานสัมมนาและงานแสดงสินค้าส่วนใหญ่จึงนิยมใช้จอแอลอีดีแบบเช่า เพราะให้ภาพที่สวยงามกว่าเทคโนโลยีอื่น ๆ อย่างเห็นได้ชัด หน้าจอมีความสว่างและคมชัดมากกว่า และสามารถปรับขนาดให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงได้ตามพื้นที่ใช้งานจริง ตามการวิจัยทางด้านสมองเมื่อปีที่แล้วพบว่า คนเราสามารถรับรู้ข้อมูลที่เป็นภาพต่าง ๆ ได้เร็วกว่าการอ่านตัวหนังสือถึง 65 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งอธิบายได้ว่าทำไมบริษัทต่าง ๆ จึงหันมาใช้กำแพงแอลอีดีสีสันสดใสเพื่อเปลี่ยนการนำเสนอแบบเดิม ๆ ให้กลายเป็นสิ่งที่ผู้คนต้องการรับชมอย่างแท้จริง โปรเจคเตอร์แบบดั้งเดิมจึงค่อย ๆ หายไปจากสถานที่จัดงาน เมื่อผู้จัดงานตระหนักว่าเทคโนโลยีแอลอีดีนั้นเหมาะกับงานด้านธุรกิจในปัจจุบันได้ดีกว่าอย่างชัดเจน
โลกของงานบริษัทในปัจจุบันกำลังหันไปใช้อุปกรณ์แบบเช่าที่สามารถปรับเปลี่ยนได้แทนที่จะลงทุนกับอุปกรณ์ถาวรขนาดใหญ่เหมือนที่ผ่านมา ซึ่งก็มีเหตุผลทางด้านการเงินและการดำเนินงาน เมื่อพิจารณาดูแล้วใครก็คงไม่อยากเป็นเจ้าของอุปกรณ์ที่ต้องใช้พื้นที่จัดเก็บมาก ต้องบำรุงรักษาอยู่ตลอด และล้าสมัยอย่างรวดเร็ว อีกทั้งข้อมูลตัวเลขก็สนับสนุนเช่นนี้ด้วย โดยมีรายงานจากอุตสาหกรรมว่ามีบริษัทประมาณ 60-65% ที่เปลี่ยนมาใช้ระบบเช่าสำหรับงานแสดงสินค้าหลักของบริษัท สิ่งที่ทำให้การเช่ามีความน่าสนใจคือความยืดหยุ่นเป็นหลัก นักวางแผนงานสามารถจัดวางสิ่งต่างๆ เช่น หน้าจอโค้ง โครงติดตั้งแขวนลอย หรือผนังตกแต่งตามแบรนด์ของตนเองได้หลากหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับว่าแบบไหนที่เหมาะกับสถานที่จัดงานและตรงตามข้อกำหนดของแบรนด์ โดยไม่ต้องลงทุนจ่ายเงินก้อนโตแต่แรก หรือผูกมัดเงินทุนไว้กับสินทรัพย์ตลอดไป
เมื่อธุรกิจเลือกเช่าแทนการซื้อ บริษัทจะสามารถเปลี่ยนค่าใช้จ่ายคงที่จำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับอุปกรณ์ ให้กลายเป็นงบประมาณที่ยืดหยุ่นมากขึ้นสำหรับการดำเนินงาน โดยไม่ต้องกังวลกับปัญหาในการดูแลรักษาอุปกรณ์เอง อีกทั้ง บริษัทหลายแห่งพบว่าวิธีนี้ช่วยได้มาก เนื่องจากไม่ต้องเผชิญกับมูลค่าของอุปกรณ์ที่ลดลงตามกาลเวลา นอกจากนี้ การเช่ายังทำให้เข้าถึงเทคโนโลยีหน้าจอระดับพรีเมียมอย่าง 4K และแม้แต่ 8K ที่บริษัทขนาดเล็กถึงขนาดกลางส่วนใหญ่ไม่สามารถจ่ายเงินก้อนจำนวนมากขึ้นต้นเพื่อซื้อเองได้ ส่วนที่ดีที่สุดคือ แพ็กเกจการเช่ามักจะรวมทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการใช้งานอย่างราบรื่น ตั้งแต่ระบบโลจิสติกส์ในการขนส่งไปจนถึงระบบสำรองข้อมูล ซึ่งหมายความว่า ธุรกิจสามารถมั่นใจได้ถึงประสิทธิภาพที่เชื่อถือได้ในช่วงการนำเสนอสำคัญ หรือการประชุมลูกค้าครั้งใหญ่ โดยไม่ต้องผูกมัดเงินทุนที่มีค่า ซึ่งอาจนำไปใช้ในการขยายกิจการจริงๆ แทนที่จะนำมาใช้เพื่อซื้ออุปกรณ์ใหม่ที่ดูดีมีมูลค่าเพียงอย่างเดียว
ปัจจุบัน จอแสดงผล LED สำหรับเช่ามีแผงโมดูลาร์ที่สามารถต่อกันได้ง่ายโดยไม่ต้องใช้เครื่องมือหรือการเดินสายไฟที่ซับซ้อนเลย ระบบที่เรียกว่าฟลายแพ็คนี้พื้นฐานแล้วมีทุกอย่างในตัวอยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็นแหล่งจ่ายไฟ การเชื่อมต่อข้อมูล หรืออุปกรณ์ติดตั้ง ทำให้ทีมงานอีเวนต์สามารถติดตั้งหน้าจอขนาดกว้าง 20 ฟุตได้ภายในเวลาไม่ถึง 90 นาทีเลย ข้อมูลล่าสุดจากรายงาน Event Tech Report ระบุว่ามีผู้จัดงานองค์กรประมาณสามในสี่หันมาใช้ระบบที่ไม่ต้องใช้เครื่องมือนี้ โดยส่วนใหญ่เป็นเพราะสถานที่จัดงานมักจะคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มหากการติดตั้งล่าช้า อีกทั้งข้อดีอีกอย่างของแนวทางแบบโมดูลาร์นี้คือ การซ่อมแซมเมื่อเกิดปัญหา เพียงแค่เปลี่ยนแผงที่เสียหายได้ภายในไม่กี่วินาที แทนที่จะต้องรื้นระบบทั้งหมดใหม่ ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากมากเมื่อต้องจัดงานต่อเนื่องที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในอุตสาหกรรมนี้
ระบบ LED สำหรับเช่าส่วนใหญ่มีตัวเลือกการจัดวางที่หลากหลายประมาณ 15 รูปแบบที่พร้อมใช้งาน ตั้งแต่ซุ้มวิดีโอโค้งเก๋ๆ ที่คนชอบใช้ในคอนเสิร์ต ไปจนถึงฉากประกอบเวทีหลายระดับที่ซับซ้อนสำหรับการแสดงสด ฮาร์ดแวร์โดยทั่วไปประกอบด้วย PDU คู่และตัวแยกสัญญาณ เพื่อให้ระบบยังคงทำงานได้อย่างราบรื่นแม้ว่าจะมีปัญหาเกิดขึ้นในส่วนอื่นของระบบ ส่วนประกอบสำรองจะทำงานขึ้นมาเกือบในทันทีที่เกิดปัญหาขัดข้อง ผู้วางแผนงานมักจะจัดงานเปิดตัวผลิตภัณฑ์สำคัญมักจะรวมระบบผนัง LED เข้ากับเซิร์ฟเวอร์สื่อเพิ่มเติมด้วย จากการวิจัยอุตสาหกรรมล่าสุดเมื่อปีที่แล้ว ระบบที่มีการสำรองข้อมูลช่วยลดเวลาที่ระบบจะหยุดทำงานลงได้ถึงเกือบ 92% เมื่อเทียบกับระบบที่พึ่งพาแหล่งข้อมูลเดียว สิ่งที่ทำให้ระบบเหล่านี้มีความหลากหลายคือ ความสามารถในการแสดงภาพความละเอียด 4K ได้แม้ในพื้นที่ที่ใช้งานยาก เช่น เวทีกลมสำหรับพูดคุย หรือบริเวณที่นั่งแบบอัฒจันทร์ ซึ่งหน้าจอแบบดั้งเดิมจะใช้งานได้ยาก
การแสดงสินค้าตามท้องถนนทั่วโลกมีการพึ่งพาโครงสร้างแบบโมดูลาร์ เพื่อให้สามารถจัดแสดงในลักษณะเดียวกันได้ถึง 3 ถึง 5 เมืองต่างกันทุกสัปดาห์ กรอบโครงสร้างทำมาจากอลูมิเนียมน้ำหนักเบา โดยแต่ละแผงมีน้ำหนักประมาณ 22 ปอนด์ ซึ่งเป็นไปตามข้อกำหนดในการจัดส่งสินค้าระหว่างประเทศได้ดี นอกจากนี้ โครงสร้างเหล่านี้ยังมาพร้อมกับตัวเชื่อมแบบสากล ทำให้สามารถเสียบเข้ากับระบบไฟฟ้าในพื้นที่ได้ทันที บริษัทเทคโนโลยีขนาดใหญ่แห่งหนึ่งสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดแสดงสินค้าได้ถึง 40 เปอร์เซ็นต์ เมื่อเปลี่ยนจากการจัดส่งโครงสร้างเต็มรูปแบบมาเป็นการเช่าจอแสดงผล LED แทน นอกจากนี้ เวลาในการติดตั้งยังลดลงอย่างมากอีกด้วย จากเดิมมากกว่า 14 ชั่วโมง ลดลงเหลือเพียงไม่ถึง 4 ชั่วโมงต่อแต่ละสถานที่ ตามรายงานของ Event Production Quarterly เมื่อปีที่แล้ว และการมีคลังสินค้าประจำภูมิภาคที่จัดเก็บอุปกรณ์ไว้ ยังช่วยให้การจัดส่งรวดเร็วขึ้นอีก เพราะทุกอย่างถูกจัดส่งจากสถานที่ใกล้เคียง แทนที่จะต้องผ่านขั้นตอนการตรวจคนเข้าเมืองที่ยุ่งยากตามชายแดน
ปัจจุบัน บริษัทให้เช่าส่วนใหญ่พึ่งพาซอฟต์แวร์จัดเส้นทางอัจฉริยะที่ช่วยให้ส่งอุปกรณ์ไปถึงลูกค้าได้ค่อนข้างรวดเร็วหลังจากที่มีการจอง โดยทั่วไปภายในหนึ่งถึงสองวัน พวกเขาจัดตั้งคลังสินค้าชั่วคราวไว้ตามจุดต่างๆ โดยทั่วไปอยู่ห่างจากศูนย์ประชุมขนาดใหญ่ไม่เกิน 50 ไมล์ ซึ่งช่วยลดเวลาในการติดตั้งได้มาก บางคนในวงการอุตสาหกรรมกล่าวว่าวิธีการจัดเก็บในท้องถิ่นแบบนี้สามารถประหยัดเวลาได้มากถึงสามในสี่เท่าของเวลาเมื่อเทียบกับการจัดส่งทุกอย่างจากศูนย์กลางเพียงที่เดียว ส่วนที่ดีที่สุดคือ ระบบติดตามแบบเรียลไทม์จะเชื่อมต่อกับปฏิทินกิจกรรมของบริษัทโดยตรง ทำให้ลดความไม่แน่นอนเมื่อมีงานแน่นขนัด โดยเฉพาะในช่วงเดือนธันวาคมที่ทุกคนต้องการอุปกรณ์พร้อมกันในเวลาเร่งด่วน
สำหรับงานระดับโลกอย่าง CES หรือ Mobile World Congress การตั้งศูนย์กลางระดับภูมิภาคภายในระยะ 200 ไมล์จากพรมแดนหลักช่วยลดระยะเวลาการขนส่งลง 40% กลยุทธ์นี้:
การเช่าอุปกรณ์ข้ามพรมแดนต้องเผชิญกับอุปสรรคทางด้านลอจิสติกส์อย่างมาก: ผู้วางแผนงานกิจกรรมองค์กร 54% ระบุว่าการล่าช้าจากศุลกากรเป็นความท้าทายอันดับหนึ่ง (World Bank, 2023) การรับรองมาตรฐานอิเล็กทรอนิกส์ที่แตกต่างกัน เช่น เครื่องหมาย CE ในสหภาพยุโรป และมาตรฐาน FCC ในอเมริกา จำเป็นต้องมีการวางแผนก่อนการจัดส่งอย่างรอบคอบ นอกจากนี้ ปัจจัยด้านสภาพแวดล้อมยังมีผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน:
บริษัทซอฟต์แวร์ระดับโลกสามารถติดตั้งจอแอลอีดี (LED) แบบเช่าประมาณ 1,200 ตารางเมตร ที่สำนักงานใหญ่ของพวกเขาในแฟรงก์เฟิร์ต สิงคโปร์ และดัลลัสภายในไตรมาสที่ผ่านมา พวกเขาเก็บอุปกรณ์ทั้งหมดไว้ในคลังสินค้าควบคุมอุณหภูมิใกล้กับสำนักงานใหญ่ในเบอร์ลิน และเตรียมหน่วยประมวลผลวิดีโอสำรองไว้ เพื่อป้องกันปัญหาจากอัปเดตเฟิร์มแวร์ระหว่างจัดงาน แล้วสิ่งที่พวกเขาได้รับคืออะไร? การดำเนินงานที่แทบไม่มีข้อผิดพลาดเลย - ระบบทำงานได้ 99.8% ของเวลาตลอดการนำเสนอทั้ง 72 ครั้ง พร้อมทั้งประหยัดงบประมาณไปได้ถึง 27% เมื่อเทียบกับราคาที่ผู้ให้บริการท้องถิ่นเสนอสำหรับการติดตั้งถาวร อาวุธลับที่ทำให้เกิดผลลัพธ์นี้คือการผสมผสานเทคโนโลยีคลาวด์กับอุปกรณ์ที่ติดตั้งในสถานที่อย่างชาญฉลาด ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถปรับแต่งเนื้อหาได้ทันที แม้จะมีผู้เข้าร่วมกระจายตัวอยู่ใน 14 เขตเวลาที่แตกต่างกัน ทั้งหมดนี้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่า โซลูชันจอแอลอีดีชั่วคราวนั้นมีประสิทธิภาพเพียงใดสำหรับองค์กรที่ดำเนินงานในระดับสากล
บริษัทให้เช่าต่างหันมาใช้การวิเคราะห์เชิงทำนายเพื่อวางแผนว่าพวกเขาต้องการอุปกรณ์เพิ่มเติมเมื่อใดในช่วงเวลาที่มีงานอีเวนต์ขององค์กรที่มีความคึกคักเป็นพิเศษ ผลการศึกษาล่าสุดจากผู้เชี่ยวชาญด้านห่วงโซ่อุปทานในปี 2024 ได้แสดงข้อมูลที่น่าสนใจอย่างหนึ่งคือ บริษัทที่นำเครื่องมือพยากรณ์เหล่านี้มาใช้จริง มีโอกาสประสบปัญหาสินค้าหมดลงโดยสิ้นเชิงน้อยลงถึงร้อยละ 32 สิ่งที่มีความสำคัญอย่างแท้จริงคือ แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่คอยติดตามการเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลังในแต่ละพื้นที่ต่าง ๆ และปรับตัวเลขระดับสต็อกความปลอดภัยโดยอัตโนมัติ การย้อนกลับไปดูข้อมูลจำนวนผู้เข้าร่วมงานในอดีตควบคู่ไปกับกิจกรรมการตลาดที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่ผ่านมา จะช่วยให้บริษัทให้เช่าสามารถรักษาระดับจำนวนแผง LED ที่เพียงพอต่อการใช้งาน โดยไม่ต้องสูญเสียเงินไปกับอุปกรณ์ที่ถูกเก็บไว้โดยไม่ได้ใช้งาน
ระบบสต็อกอัจฉริยะในปัจจุบันสามารถปรับระดับสต็อกทั่วโลกให้สอดคล้องกับปฏิทินที่แน่นขนัดของบริษัท Fortune 500 ได้ โดยคำนวณว่าจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ใดบ้าง ขึ้นอยู่กับช่วงเวลาที่งานแสดงสินค้าจัดขึ้นและขนาดของสถานที่ อัลกอริทึมการเรียนรู้ของเครื่องจะจัดกลุ่มเหตุการณ์ตามตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ เพื่อวางเส้นทางที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งแผงแสดงสินค้าสามารถเคลื่อนย้ายจากงานหนึ่งไปยังอีกงานที่อยู่ใกล้เคียงได้อย่างรวดเร็วโดยมีช่วงเวลาว่างน้อยที่สุด เมื่อถึงเดือนธันวาคม แบบจำลองอัจฉริยะเหล่านี้ช่วยลดการขนส่งระหว่างประเทศลงได้ประมาณ 45 เปอร์เซ็นต์ ตามรายงานของวารสารโลจิสติกส์เมื่อปีที่แล้ว ส่งผลให้การปล่อยก๊าซคาร์บอนลดลง และเพิ่มความสามารถในการเข้าถึงผลิตภัณฑ์สำหรับลูกค้า นอกจากนี้ บริษัทยังมีการย้ายอุปกรณ์ตามฤดูกาล เช่น นำอุปกรณ์ที่ใช้ในเทศกาลดนตรีช่วงฤดูร้อนไปใช้ใหม่สำหรับงานใหญ่ประจำปีขององค์กรต่างๆ วิธีการนี้ทำให้อุปกรณ์ถูกใช้งานอย่างเต็มประสิทธิภาพตลอดทั้งปี และยังรักษาคุณภาพการบริการให้คงอยู่ในระดับที่ดี across ตลาดต่างๆ
EN